1. VERİ SORUMLUSU

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca veri sorumlusu sıfatıyla:

Bu metinde kısaca "OrdoxAI" olarak anılacaktır.

2. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER

https://ai.ordox.com.tr adresindeki platform ("Platform") üzerinden aşağıdaki kişisel veriler işlenmektedir:

2.1. Kart Bilgileri Hakkında Önemli Açıklama

Kredi kartı ve banka kartı bilgileriniz (kart numarası, son kullanma tarihi, CVV/CVC kodu) OrdoxAI tarafından hiçbir şekilde görüntülenmez, kaydedilmez ve saklanmaz. Bu bilgiler doğrudan lisanslı ödeme kuruluşunun ve bankanın güvenli altyapısına şifreli olarak iletilir.

2.2. Müşterilerimizin Son Kullanıcılarına Ait Veriler

Platformu kullanan firmaların kendi müşterilerine ve aradıkları kişilere ait veriler bakımından veri sorumlusu ilgili firmadır; OrdoxAI bu verileri, firmanın talimatı doğrultusunda işleyen veri işleyen sıfatıyla işler. Bu kişilere yönelik aydınlatma yükümlülüğü, gerekli hukuki sebebin sağlanması ve çağrı kaydına ilişkin bilgilendirme ilgili firmaya aittir. Bu kapsamdaki başvurular, öncelikle aramayı yapan firmaya yöneltilmelidir; OrdoxAI'ye ulaşan başvurular ilgili firmaya yönlendirilir.

3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

• Hesabın oluşturulması, doğrulanması ve yönetilmesi
• Yapay zekâ destekli çağrı ve mesaj hizmetinin sunulması, konuşmaların metne dökülmesi ve özetlenmesi
• Kontör kullanımının ölçülmesi, bakiye takibi ve uyarıların iletilmesi
• Sipariş ve ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi, doğrulanması ve takibi
• Fatura düzenlenmesi ve muhasebe kayıtlarının oluşturulması
• İptal, iade ve itiraz (chargeback) süreçlerinin yönetilmesi
• Talep, şikâyet ve destek başvurularının karşılanması
• Hizmet kalitesinin ölçülmesi, hata ayıklama ve sistem iyileştirmesi
• Sahtecilik, dolandırıcılık ve suistimal risklerinin tespit edilerek önlenmesi
• Bilgi güvenliğinin sağlanması ve sistem loglarının tutulması
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kurumlara bilgi verilmesi
• Hukuki uyuşmazlıklarda delil oluşturulması ve hakların tesisi, kullanılması, korunması

4. İŞLEMENİN HUKUKİ SEBEPLERİ

Kişisel verileriniz KVKK m.5/2 kapsamında aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

• (c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması
• (ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, 6563 sayılı Kanun, 5549 sayılı Kanun)
• (e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
• (f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması

Bu sebeplere dayanmayan işlemeler bakımından açık rızanız ayrıca talep edilmektedir.

5. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Kişisel verileriniz, KVKK m.8 ve m.9 kapsamında yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak aşağıdaki taraflara aktarılabilir:

• Yapay zekâ hizmet sağlayıcıları: Konuşmanın anlaşılması, yanıt üretilmesi, metne dökülmesi ve özetlenmesi amacıyla; yalnızca hizmetin gerektirdiği içerikle sınırlı olarak
• Telekomünikasyon operatörleri ve mesajlaşma kanalı sağlayıcıları: Çağrının kurulması ve mesajların iletilmesi için
• Banka ve ödeme kuruluşları: Ödeme işleminin gerçekleştirilmesi için
• E-fatura ve ön muhasebe hizmet sağlayıcıları: Fatura düzenlenmesi ve iletilmesi için
• Bilgi teknolojileri hizmet sağlayıcıları: Sunucu, barındırma, yedekleme, e-posta ve güvenlik hizmetleri kapsamında
• Mali müşavir, bağımsız denetim kuruluşları, hukuk büroları ve danışmanlar: Muhasebe, denetim ve hukuki süreçlerin yürütülmesi amacıyla
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: Mevzuattan doğan bilgi ve belge talepleri kapsamında

6. YURT DIŞINA AKTARIM

6.1. Hizmetin sunulabilmesi için konuşma içerikleri ve metin dökümleri, sunucuları yurt dışında bulunabilen yapay zekâ hizmet sağlayıcılarına aktarılabilir. Aynı şekilde bulut ve altyapı hizmetlerinin yurt dışında konumlanması hâlinde veriler yurt dışına aktarılmış olur.

6.2. Bu aktarımlar KVKK m.9'da öngörülen şartlara (yeterlilik kararı, standart sözleşme, taahhütname veya açık rıza) uygun olarak gerçekleştirilir.

6.3. Aktarım, hizmetin gerektirdiği veriyle sınırlıdır; sağlayıcılarla, verilerin yalnızca hizmetin sunulması amacıyla işlenmesini öngören sözleşmeler akdedilir.

7. VERİ TOPLAMA YÖNTEMİ

Kişisel verileriniz; kayıt ve panel formları, çağrı ve mesajlaşma kanalları, çerezler ve otomatik log kayıtları ile bankalar ve ödeme kuruluşlarından gelen işlem sonuçları aracılığıyla, kısmen otomatik yöntemlerle toplanmaktadır.

8. SAKLAMA SÜRESİ

8.1. Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı süreleri ile saklama yükümlülükleri dikkate alınarak muhafaza edilir.

8.2. Mali ve muhasebesel kayıtlar, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca en az 10 (on) yıl süreyle saklanır.

8.3. Ses kayıtları, metin dökümleri ve konuşma içerikleri, veri sorumlusu sıfatını haiz ilgili firmanın panelde belirlediği saklama süresince tutulur; firma bu kayıtları panel üzerinden silebilir. Hesabın kapatılması hâlinde bu kayıtlar, mevzuattan doğan saklama yükümlülükleri saklı kalmak kaydıyla silinir.

8.4. Sürenin dolması hâlinde veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

9. VERİ GÜVENLİĞİ

OrdoxAI, kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve bunlara hukuka aykırı erişilmesini önlemek amacıyla teknik ve idari tedbirler almaktadır:

• Platform genelinde SSL/TLS şifrelemesi kullanılır; tarayıcınızın adres çubuğundaki kilit simgesi bağlantının şifreli olduğunu gösterir.
• Entegrasyon anahtarları ve parolalar gibi hassas ayarlar veritabanında şifreli olarak saklanır ve panelde maskelenerek gösterilir.
• Parolalar geri döndürülemez biçimde özetlenerek (hash) saklanır.
• Ödeme altyapısı, PCI DSS standartlarına uygun lisanslı kuruluşlar tarafından sağlanır; kart işlemlerinde 3D Secure doğrulaması kullanılır.
• Sistemlere erişim rol ve yetki matrisi ile sınırlandırılmıştır; her firmanın verisi yalnızca kendi kullanıcılarına açıktır.
• Erişim ve işlem logları tutulur ve izlenir.
• Personel ile gizlilik taahhütnameleri imzalanır, hizmet sağlayıcılarla veri işleyen sözleşmeleri akdedilir.

10. ÇEREZLER (COOKIES)

Platformda; oturumun sürdürülmesi, güvenliğin sağlanması ve tercihlerin (dil, tema) hatırlanması amacıyla çerezler kullanılır.

• Zorunlu çerezler: Oturum yönetimi ve güvenlik için gereklidir; devre dışı bırakılamaz.
• Tercih çerezleri: Dil ve görünüm seçiminizi hatırlar.

Platformda reklam ve profilleme amaçlı üçüncü taraf çerezi kullanılmamaktadır. Çerez tercihlerinizi tarayıcı ayarlarınızdan yönetebilirsiniz; zorunlu çerezlerin engellenmesi hâlinde Platformun bazı işlevleri çalışmayabilir.

11. ÇAĞRI KAYITLARINA İLİŞKİN ÖZEL BİLGİLENDİRME

11.1. Platform üzerinden yürütülen görüşmelerde, ilgili firmanın ayarlarına bağlı olarak ses kaydı alınabilir ve konuşma metne dökülebilir.

11.2. Görüşmenin bir yapay zekâ ajanı ile yürütüldüğü, hizmetin niteliği gereği görüşme akışında belirtilir.

11.3. Kayıt alınması hâlinde görüşme taraflarının bilgilendirilmesi, aramayı yapan firmanın yükümlülüğündedir.

12. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI (KVKK m.11)

Veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme
• KVKK m.7'de öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

Başvuru Yolu

Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca aşağıdaki yollarla iletebilirsiniz:

• Yazılı olarak: Islak imzalı dilekçe ile Söğütlü Mah. Adnan Kahveci Blv. Akçataş B Blok No: 21F, Akçaabat / TRABZON adresine
• E-posta ile: Sistemimizde kayıtlı e-posta adresiniz aracılığıyla info@ordox.com.tr adresine (konu satırına "KVKK Başvurusu" yazılması ricasıyla)

Başvurularınız en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifeye göre ücret talep edilebilir.

13. GÜVENLİK UYARISI

• Kart bilgilerinizi hiçbir koşulda e-posta, SMS veya telefon yoluyla paylaşmayınız. OrdoxAI, hiçbir çalışanı aracılığıyla sizden kart şifresi veya CVV kodu talep etmez.
• Hesap şifrenizi kimseyle paylaşmayınız; şifre sıfırlama bağlantıları yalnızca sizin talebinizle ve kayıtlı e-posta adresinize gönderilir.
• Ödeme yapmadan önce tarayıcı adres çubuğunda doğru alan adının yazdığından ve kilit simgesinin göründüğünden emin olunuz.
• Ortak kullanıma açık bilgisayar ve ağlardan işlem yapmaktan kaçınınız; işlem sonrası oturumunuzu kapatınız.

14. DEĞİŞİKLİKLER

OrdoxAI, işbu metinde mevzuat değişiklikleri veya süreç güncellemeleri doğrultusunda değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Güncel metin, Platformda yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.